Documentos necesarios para el transporte internacional de mercancías: Checklist definitivo
Muchas veces nos preguntamos qué pasa con nuestros envíos que llevan días sin llegar. Algunos de ellos sufren contratiempos y otros pasan demasiado tiempo retenidos en aduanas. No es cuestión del transporte, sino de la documentación que les acompaña. En el transporte internacional de mercancías, los errores administrativos llevan consigo retrasos, costes adicionales o incidencias que ponen en riesgo la cadena logística.
Los retrasos en la salida de la mercancía o los gastos inesperados se deben a las facturas con información incompleta, la falta de certificados o los documentos mal cumplimentados. En la preparación de envíos es muy importante seguir una guía de exportación que explique los documentos necesarios para evitar problemas en el despacho aduanero.
Cinco documentos indispensables
Cada envío tiene sus características, pero existe una serie de documentos que resultan totalmente necesarios para llevar a cabo el transporte de mercancías:
- Factura comercial
- Packing list
- Documento de transporte
- Documento Único Administrativo (DUA)
- Certificado de origen
Teniendo en orden todos estos documentos se ahorra tiempo, costes y posibles incidencias que puedan retrasar el proceso.
Factura comercial
Este primer documento es el que establece la operación de compraventa entre exportador e importador. Con ella, las autoridades aduaneras pueden comprobar el valor declarado de la mercancía y calcular los impuestos o aranceles que correspondan.
En este se encuentra la información de las empresas, la descripción de los productos, cantidades, valor económico, país de origen, entre otros. Un error en este documento cuando la mercancía ya está en tránsito puede suponer un retraso logístico.
Packing list
El packing list es la descripción del envío, es decir, no tiene valor comercial sino logístico. En este se detalla concretamente cómo está distribuida y gestionada la mercancía. Se puede observar el número de bultos, las dimensiones, los pesos, el tipo de embalaje y el contenido de cada paquete.
Básicamente es un inventario detallado de la carga. Se trata de una información que facilita el trabajo del transportista, de los almacenes y de los agentes de aduanas, especialmente cuando es necesario realizar una inspección física de la carga.
Documento de transporte
Este documento cambia dependiendo del medio por el que se realiza dicho envío. sirve como contrato de transporte y recibo de entrega, estos son los tres tipos:
- B/L (Bill of Lading): se trata de la documentación de exportación marítima que acredita que la naviera ha recibido la mercancía y cumple con los requisitos. En algunas ocasiones representa la titularidad de la carga.
- CMR (Carta de Porte por Carretera): este documento se basa en el transporte terrestre y se incluyen datos como el remitente, el destinatario, el transportista y las características del envío.
- AWB (Air Waybill): en este caso se trata del transporte aéreo y formaliza el contrato entre el expedidor y la compañía aérea.
Dependiendo del envío se elige uno u otro y permiten superar las aduanas y certificar el contrato, valor y naturaleza de la carga.
Documento Único Administrativo (DUA)
Un documento imprescindible en las operaciones internacionales con terceros países. Es un formulario oficial físico o electrónico que se utiliza en las aduanas para declarar mercancías. Reúne la información necesaria para que se autorice la entrada o salida de la mercancía. Además, controla el pago de impuestos y facilita las estadísticas comerciales.
Certificado de origen
Es el documento oficial que acredita el país donde se fabricaron o procesaron tus mercancías. Con él se cumplen los acuerdos comerciales y se permite aplicar los beneficios arancelarios. Para el comercio internacional, la función de este documento es permitir que las mercancías reciban un trato arancelario preferencial con la reducción o la exención de impuestos, bajo los Tratados de Libre Comercio (TLC) vigentes.
Falta de documentos
Cuando uno de los documentos no se envía junto a la mercancía queda retenida en la aduana hasta que se aporte la documentación correcta o se subsanen los errores detectados. Durante esta retención se pueden aplicar gastos de almacenaje o modificaciones administrativas, que producen retrasos y penalizaciones contractuales.
En cada país la normativa aduanera tiene sus propios requisitos. Se debe conocer los procedimientos para incluir toda la documentación necesaria en el envío de la mercancía. Desde Easy Trans te ayudamos a transportar tus mercancías con seguridad, revisando todos los documentos necesarios y gestionando el despacho aduanero para que todo se encuentre correctamente antes de su salida.
En caso de dudas sobre los requisitos de tu operación o prefieres dejar la gestión documental en manos de profesionales, contacta con nuestro equipo a través del formulario de contacto.











