La digitalización de la gestión de aduanas es uno de los procesos que más induce a error a las empresas del sector del transporte y logística. Dado que esta gestión se llevaba a cabo a través de documentos en papel, la gestión online se ha convertido en un verdadero quebradero de cabeza. Algunas empresas, como Easy Trans, cuentan internamente con un servicio de gestión aduanera que ayuda a simplificar el proceso de digitalización en la gestión de aduanas.
Digitalizar procesos ha sido un avance en muchos aspectos, se han simplificado los procesos y se ha reducido considerablemente el uso de papel. Toda la documentación referente a operaciones de exportación e importación, la facturación, los certificados y las declaraciones aduaneras, han pasado a tener formato electrónico.
Entre los beneficios de digitalizar la gestión de aduanas destacamos los más inmediatos:
- El acceso instantáneo a documentación a golpe de clic desde cualquier lugar.
- Se ha acelerado el proceso de despacho, las autoridades aduaneras acceden y tramitan los documentos en tiempo real.
- Ha mejorado la transparencia. Digitalizar un proceso implica control sobre el mismo, es decir, ahora se puede rastrear desde el principio a fin la gestión de aduanas.
- Se han eliminado prácticamente los errores humanos, se evitan confusiones y/o pérdida de papeles. Un dato mal introducido podía causar una sanción aduanera, o retraso o en última instancia, una devolución y/o rechazo de la mercancía.
- Se han reducido los costes operativos que exigía el control de aduanas, al automatizar y digitalizar los procesos, las empresas han reportado un ahorro considerable en todo lo que tiene que ver con material (papeles) y tiempo (personal de tramitación).
¿Qué documentos se digitalizan y qué herramientas se usan?
Los documentos más importantes que se digitalizan en la gestión de aduanas son:
- Las facturas comerciales. Donde se incluyen datos como los bienes que se exportan, su valor y las condiciones de venta.
- Los certificados de origen. Son las acreditaciones del lugar de fabricación de los productos.
- Los DTDs (Documentos de Transporte Digitales). Permiten conocer en tiempo real la ubicación y el estado de los envíos, sustituyendo a las guías de transporte en formato físico que se usaban anteriormente.
- Las declaraciones aduaneras. Son la documentación que se presenta a las autoridades aduaneras. Al ser digital, se procesa más rápido y de manera más eficaz, evitando tiempos de espera para entrada y/o salida de mercancía.
Las herramientas que más facilitan estos procesos son:
- Los DMS (Sistemas de Gestión Documental). Plataformas donde se centralizan todos los documentos relacionados con la logística y la gestión de aduanas.
- Las APIs. Integraciones que permiten la comunicación entre las empresas de transporte y las aduanas.
- Las OCR (Herramientas de Reconocimiento Óptico de Caracteres). Que sirven para escanear documentos físicos y transformarlos a digital.
- Toda la tecnología Blockchain, que sirve para asegurar la transparencia de datos y, a la vez, garantiza que no se alteren durante el proceso de gestión de aduanas.
Aún con todo esto, la gestión de aduanas digital puede seguir causando problemas, por eso es conveniente que las empresas de transporte cuenten con un servicio de gestión aduanera que permita establecer un procedimiento a seguir durante todo el proceso.
En Easy Trans disponemos de este servicio de gestión aduanera, si tienes alguna duda y/o consulta, nuestros años de experiencia en el sector, servirán para ayudarte durante todo el proceso. Contacta con nosotros.
